آخرین بروزرسانی :  سه شنبه 6 آذر1397  


پرینت

روش اجرایی استفاده مشتریان از گواهینامه و علائم انطباق

1- هدف

هدف از تدوین این روش اجرایی، حصول اطمینان از استفاده صحیح و مناسب سازمان گواهی شده از گواهینامه و علامت انطباق (شخص ثالث) صادر شده توسط پژوهشکده سیستم­های پیشرفته صنعتی (سهامی خاص)
می­باشد.

2- دامنه کاربرد

این روش اجرایی، دربرگیرنده کلیه الزامات و شرایط استفاده مشتریان گواهی شده از گواهینامه و علائم انطباقی است که توسط پژوهشکده سیستم­های پیشرفته صنعتی (سهامی خاص) تعیین گردیده است.

3- تعاریف و اختصارات

3-1- تعاریف

3-1-1- علامت انطباق شخص ثالث

علامت با حقوق محفوظ كه توسط شخص ثالث انجام دهندة ارزيابي انطباق،  صادر شده و دلالت بر انطباق مورد ارزيابي انطباق (محصول، فرآيند، شخص، سيستم يا سازمان) با الزامات مشخص شده دارد.

توضیح 1: منظور از علامت با حقوق محفوظ، علامتي تحت حمايت قانون (با توجه به تعهدات ذکر شده در قرارداد فی ما بین مطابق روش اجرایی "بررسی درخواست و انعقاد قرارداد" به شماره AIS-PRO-14) در برابر موارد كاربرد غير مجاز مي­باشد.

توضیح 2: الزامات مشخص شده عموماً در مدارك الزام­آور از قبيل استانداردهاي بين­المللي، استانداردهاي منطقه­اي يا ملي، ضوابط و مشخصات ذكر مي­گردد.

3-2- اختصارات

3-2-1- شرکت

منظور از شرکت، پژوهشکده سیستم­های پیشرفته صنعتی (شرکت سهامی خاص) می­باشد.

3-2-2- سازمان گواهی شده

سازمانی می­باشد که پس از انجام ممیزی توسط شرکت، موفق به اخذ گواهینامه انطباق شده است.

3-2-3- علامت انطباق

منظور علامت انطباق شخص ثالث می­باشد.

4- مسئولیت اجراء

4-1- ممیزان شرکت

  • بررسی و نظارت بر نحوه استفاده مناسب سازمان گواهی شده از گواهینامه و علامت انطباق در حین ممیزی­ مراقبتی و صدور مجدد و
  • حصول اطمینان از رفع دلایل منجر به تعلیق (استفاده ی ناصحیح از گواهینامه یا علائم انطباق) از طریق انجام ممیزی پیگیری.
  • نظارت بر نحوه استفاده مناسب سازمان گواهی شده از گواهینامه و علامت انطباق از طریق جمع آوری سالیانه بروشور­های تبلیغاتی، نظارت بر پورتال اینترنتی سازمان گواهی شده، و نمونه برداری تصادفی از محصولات سازمان گواهی شده در بازار،
  • اطلاع رسانی و پاسخگویی به سوالات و ابهامات مشتریان سازمان گواهی شده و
  • اطلاع رسانی به نهاد­های حاکمیتی مربوطه و یا مشتریان عمده و پیمانکاران در خصوص سوء استفاده سازمان گواهی شده از علامت انطباق و گواهینامه و در نهایت اعلام ابطال گواهینامه به ایشان
  • جمع­آوری کلیه­ی اطلاعات لازم در ارتباط با هر گونه سوء استفاده سازمان گواهی شده از علائم انطباق و گواهینامه
  • طرح پرونده سازمان گواهی شده حاوی اطلاعات کسب شده در ارتباط با هر گونه سوء استفاده سازمان گواهی شده از علائم انطباق و گواهینامه در کمیته تصمیم گیری
  • تعیین تکلیف موضوعات مطرح شده در خصوص سوء استفاده احتمالی سازمان گواهی شده از علامت انطباق و یا گواهینامه
  • تصمیم گیری در خصوص نحوه برخورد با موضوع و ارائه طرح اقدام مقتضی

4-2- کارشناس بازاریابی و ارتباط با مشتری

4-3- معاون ارزیابی

4-4- کمیته تصمیم گیری

5- شرح اجراء

5-1-کلیات

 هنگامیکه سازمان ممیزی شده موفق به اخذ گواهینامه انطباق می­شود، با توجه به موارد مندرج در فرم "قرارداد ارائه خدمات ارزیابی انطباق" به شماره AIS-FRM-104، پیوست روش اجرایی "بررسی درخواست و انعقاد قرارداد" به شماره AIS-PRO-14، مجوز استفاده از گواهی نامه و علائم ارزیابی انطباق شخص ثالث را کسب می­نماید.

توضیح: علامت انطباقی که مجوز استفاده از آن به سازمان گواهی شده ارائه می شود مطابق با فرم "جدول علائم انطباق" به شماره AIS-FRM-110 بوده و بصورت فایل الکترونیکی در اختیار سازمان گواهی شده قرار می­گیرد. 

شرکت موظف است مقررات مربوط به شرایط استفاده از علامت انطباق شخص ثالث و گواهینامه را جهت حصول اطمينان از عدم گمراهي سازمان متقاضی استفاده از گواهینامه و علامت انطباق، از طریق ارائه آیین­نامه "ممیزی/صدور گواهینامه" به شماره AIS-REG-03 همزمان با ارسال پیش نویس قرارداد "ارائه خدمات ارزیابی انطباق" به شماره AIS-FRM-104، به اطلاع سازمان متقاضی برساند.

5-2- شرایط استفاده از علامت انطباق

5-2-1- سازمان گواهی شده موظف است در حین استفاده از گواهینامه و علائم انطباق، نسبت به رعایت موارد زیر اقدام نماید:

5-2-1-1- سازمان­هایی که موفق به اخذ گواهینامه شده­اند می­توانند از علامت انطباق در سربرگ نامه­ها، بروشور­های تبلیغاتی و تبلیغات اینترنتی استفاده نمایند.

5-2-1-2- درصورتیکه دامنه شمول گواهینامه شامل همه محصولات و یا خدمات ارائه شده توسط سازمان گواهی شده نبوده و یا در برگیرنده همه­ی محل ها و امکانات سازمان نباشد، محصولی که تحت دامنه شمول گواهینامه است نباید به صورتی ارائه گردد که به نظر برسد تمامی محصولات، خدمات، محل ها و امکانات سازمان گواهی شده تحت پوشش دامنه گواهینامه قرار دارند.

5-2-1-3- سازمان گواهی شده باید از درج مستقیم علامت انطباق سیستم مدیریت بر روی محصول یا بسته­بندی محصول خودداری نماید به عبارت دیگر اینگونه می توان گفت علائم انطباق سیستم مدیریت نباید به گونه­ای استفاده گردد که برای مشتریان سازمان گواهی شده، تداعی کننده وجود گواهی محصول
 (Product Certification) باشد.

5-2-1-4- سازمان گواهی شده که حق استفاده از علائم انطباق شخص ثالث را به دست آورده، حق اعمال هیچگونه جرح، تعدیل و یا تغییری را در علائم انطباق ندارد. تنها تغییری که سازمان گواهی شده مجاز به اعمال آن می باشد در اندازه­ی علامت انطباق می­باشد.

در این ارتباط (تغییر اندازه علامت انطباق)، ذکر نکات زیر ضروری است:

الف) علامت انطباق باید کاملاً به صورت شفاف و خوانا باشد،

 ب) محتویات علامت انطباق به صورت کامل حفظ شود.

از آنجا که علامت انطباق دارای شماره اعتباری می باشد، این شماره به عنوان بخشی از علامت انطباق تلقی شده و سازمان گواهی شده نمی­تواند شماره ی اعتبار را حذف، و یا خلاصه یا تغییر دهد.

5-2-1-5- سازمان گواهی شده نباید از گواهینامه و یا علامت انطباق بگونه ای استفاده نماید که باعث ایجاد خدشه به اعتبار شرکت گردد.

5-2-1-6- نسخه الکترونیکی گواهینامه های سازمان گواهی شده که در تبلیغات عمومی و یا سایر اهداف مورد استفاده قرار می گیرد، نباید شامل هیچگونه قلم خوردگی باشد.

5-2-1-7- علامت انطباق تنها می­بایست توسط سازمان گواهی شده مورد استفاده قرار گیرد و حق استفاده از گواهینامه و یا علائم انطباق نمی­تواند توسط سازمان گواهی شده به شخص، نهاد و یا سازمان دیگری تفویض شود.

5-2-1-8- در شرایطی که دامنه شمول گواهینامه مطابق روش اجرایی "ارزیابی انطباق" به شماره
 AIS-PRO-13 کاهش می یابد، سازمان گواهی شده نمی­تواند از دامنه شمول حذف شده استفاده نماید.

5-2-1-9- در صورتیکه مطابق روش اجرایی "ارزیابی انطباق" به شماره AIS-PRO-13، علامت انطباق یا گواهینامه سازمان گواهی شده به هر دلیلی توسط شرکت تحت تعلیق یا ابطال قرار گیرد، سازمان گواهی شده باید کلیه تبلیغات خود را که مرتبط با گواهینامه تعلیق یا ابطال شده می­باشد، متوقف نماید.

5-2-1-10- آزمایشگاه­های گواهی شده توسط شرکت مجاز نمی­باشند از علامت انطباق سیستم مدیریت در برگه گزارشات مربوط به آزمون و یا کالیبراسیون خود استفاده نمایند.

5-2-1-11- شرکت­های بازرسی گواهی شده توسط شرکت مجاز نمی­باشند از علامت انطباق سیستم مدیریت در برگه گزارشات بازرسی خود استفاده نمایند.

5-2-2- به منظور اطمينان شرکت از پیروی و رعایت الزامات استاندارد ملی ایران ایزو آی ای سی 17030 توسط سازمان گواهی شده، موارد زیر باید توسط سازمان گواهی شده رعایت گردد:

5-2-2-1- مطابق روشی نظام مند، نحوه استفاده از علامت انطباق شخص ثالث را در درون سازمان خود تحت كنترل و پایش قرار دهد.

5-2-2-2- در صورت وجود عدم انطباق مرتبط با نحوه کاربرد علائم انطباق، اقدامات اصلاحي مناسب را طراحی و پس از اخذ تاییدیه از شرکت، اعمال نموده و گزارش اقدامات صورت پذیرفته و نتایج حاصله از کنترل اثر بخشی اقدامات اصلاحی را به شرکت ارائه نمايد.

5-2-2-3- در صورت وجود شكايات مرتبط با نحوه استفاده سازمان گواهی شده از علامت انطباق، كلية سوابق را نگهداري نموده و برای ارائه به شرکت در دسترس نگه دارد.

5-3-پايش و نظارت برنحوه استفاده ازگواهینامه و علامت انطباق شخص ثالث

استفاده صحیح از گواهینامه و علامت انطباق یک موضوع قانونی بوده که از طرق مختلف توسط شرکت مورد پایش و نظارت قرار می­گیرد که عبارتند از:

الف) جمع آوری شواهد در زمان انجام ممیزی­های مراقبتی و یا ممیزی صدور مجدد گواهینامه

به منظور حصول اطمینان از کاربرد مناسب علائم انطباق توسط سازمان گواهی شده، ممیزان (سرممیز و ممیز) در حین انجام ممیزی مراقبتی و یا ممیزی صدور مجدد اقدام به جمع­آوری شواهد می­نمایند.

ب) بررسی و نظارت سالیانه

به منظور حصول اطمینان از کاربرد مناسب علائم انطباق توسط سازمان گواهی شده، کارشناس بازاریابی و ارتباط با مشتری اقدام به بررسی و نظارت سالیانه به شرح زیر می­نماید:

1. نمونه برداری محصولات سازمان گواهی شده در سطح بازار،

2. بررسی بروشور­ها، کاتالوگ­ها، بنر­های تبلیغاتی و

3. بررسی اطلاعات مندرج در سایت اینترنتی.

ج) دریافت گزارشات و نظرات سایر ذینفعان

ذینفعان سازمان گواهی شده از جمله مشتریان، نهاد های دولتی و... می توانند در صورت وجود ابهام درخصوص نحوه کاربرد گواهینامه و علائم انطباق توسط سازمان گواهی شده، اقدام به ارائه گزارش و اطلاعات خود نمایند که با توجه به مطالب مطرح شده در فوق، شرکت موظف به پیگیری و اقدام (در صورت نیاز) می باشد.

تذکر: جهت كاهش سوء برداشت و عدم وضوح در ارتباط با محتویات علامت انطباق برای مشتریان سازمان گواهی شده كه مي­تواند منجر به كاهش اثر بخشي علامت انطباق گردد، کارشناس بازاریابی و ارتباط با مشتری بر حسب درخواست از طریق کانال های ارتباطی خود، اقدام به اطلاع رسانی، شفاف­سازی و پاسخگویی به سوالات و ابهامات مشتریان سازمان گواهی شده می­نماید.

5-4- استفاده نادرست از گواهینامه و علائم انطباق

در صورتیکه  مدیریت ممیزی در حین پایش و نظارت بر نحوه استفاده سازمان گواهی شده از علامت انطباق یا گواهینامه اطمینان حاصل نماید که آن سازمان اقدام به استفاده­ی نادرست، ادعاي ناصحيح يا گمراه كننده از علامت انطباق یا گواهینامه نموده است موضوع را جهت تصمیم گیری به معاونت ارزیابی ارجاع می­دهد.

معاون ارزیابی موظف است حداکثر ظرف مدت 7 روز کاری پس از اطلاع از این امر، جمع­آوری کلیه­ی اطلاعات لازم در ارتباط با موضوع را در دستور کار قرار داده و در کمیته ی تصمیم گیری جهت طرح ارائه نموده و تصمیم گیری در ارتباط با نحوه­ی برخورد با سازمان گواهی شده باید در کمیته ی تصمیم­گیری صورت گیرد.

کمیته­ی تصمیم گیری شرکت در ارتباط با هر گونه سوء كاربرد علامت انطباق شخص ثالث، به فراخور موضوع، طرحی را ايجاد و برقرار می­نماید. این طرح می­تواند شامل موارد زیر باشد:

الف) تعلیق گواهینامه

در صورتی که اطلاعات جمع آوری شده توسط معاونت ارزیابی بیانگر سوء استفاده­ی سهوی یا جزئی سازمان گواهی شده از گواهینامه یا علائم انطباق باشد، شرکت مطابق با روش اجرایی "ارزیابی انطباق" به شماره AIS-PRO-13، می­تواند تا زمان رفع این سوء استفاده نسبت به تعلیق گواهینامه اقدام نماید.

در این ارتباط سازمان گواهی شده موظف است بلافاصله و مطابق با آئین نامه "ممیزی/ صدور گواهینامه" به شماره­ی AIS-REG-03 نسبت به رفع عامل تعلیق اقدام نماید.

حصول اطمینان از رفع دلایل تعلیق (استفاده ی ناصحیح از گواهی نامه یا علائم انطباق)، تنها با انجام ممیزی پیگیری مطابق با روش اجرایی "ارزیابی انطباق" به شماره­ی AIS-PRO-13، حاصل خواهد شد.

تذکر: تکرار مجدد این سوء استفاده قابل اغماض نبوده و منجر به ابطال گواهینامه سازمان گواهی شده خواهد شد.

ب)ابطالگواهینامه

در صورتی که اطلاعات جمع آوری شده توسط معاونت ارزیابی نشان­دهنده­ی سوء استفاده عمدی (تخلف) یا تکرار سوء استفاده ی سهوی یا جزئی سازمان گواهی شده از گواهینامه و علائم انطباق باشد، شرکت مطابق با روش اجرایی "ارزیابی انطباق" به شماره AIS-PRO-13، نسبت به ابطال گواهینامه اقدام خواهد نمود.

تذکر: به منظور اطلاع رسانی به ذینفعان سازمان گواهی شده، کارشناس بازاریابی و ارتباط با مشتری می­تواند نسبت به اطلاع رسانی به نهاد­های حاکمیتی مربوطه و یا مشتریان عمده و پیمانکاران اقدام نماید.

ج)سايراقداماتقانونيدرصورت ضرورت

در مواقع سوء كاربرد علائم انطباق و گواهی نامه به وسيلة نهادی كه طرف قرارداد با شرکت نمي­باشد، اقدامات قانونی لازم (مثلاً شکایت به محاکم قضایی)، در دستور کار شرکت قرار می­گیرد.

تذکر: نهایتاً از آنجايي كه وضعيت حاكم بر هر مورد از سوء كاربرد علامت انطباق شخص ثالث متفاوت است، لذا شرکت می­تواند به فراخور موضوع، از سایر طرح ها استفاده نماید.

لازم بذکر است هر یک از مواردی که در فوق بدان اشاره گردید از طریق طرح موضوع در کمیته تصمیم­گیری مطابق با روش اجرایی "مدیریت فرآیند تصمیم­گیری" به شماره AIS-PRO-15، تعیین و تکلیف شده و به اجرا در می­آید.

6- مراجع

6-1- استاندارد ملی ایران- ایزو آی ای سی 17030 ویرایش سال 1386 - ارزيابي انطباق – الزامات عمومي براي علائم انطباق شخص ثالث

6-2- استاندارد ملی ایران- ایزو آی ای سی 17000 ویرایش سال 1387 – ارزیابی انطباق - واژگان و اصول عمومی

پیوست ها

پیوست 1- فرم "جدول علائم انطباق سیستم مدیریت" به شماره کد AIS-FRM-110

 

پیوست2- فرم "گواهینامه انطباق سیستم مدیریت کیفیت" به شماره کد AIS-FRM-185