آخرین بروزرسانی :  سه شنبه 6 آذر1397  


پرینت

آیین نامه ممیزی و صدور گواهینامه

1- هدف

این آیین­نامه، به تشریح کلیات مربوط به فعالیت ممیزی / صدور گواهینامه پژوهشکده سیستم­­های پیشرفته صنعتی (شرکت سهامی خاص) می­پردازد که نشأت گرفته از الزامات استاندارد، ضوابط نهاد اعتباردهی و ضوابط شرکت بوده و مطالب آن به منظور اطلاع رسانی به متقاضیان استفاده از خدمات پژوهشکده و رعایت کامل مفاد آن، تدوین شده است.

2- دامنه کاربرد

این آیین­نامه برای ممیزی / صدور گواهینامه انطباق برای سازمان­های متقاضی اخذ گواهینامه و سازمان­های گواهی شده کاربرد دارد.

3- تعاریف و اختصارات

3-1- تعاریف

3-1-1- ممیز

شخص واجد صلاحیت به منظور اجرای یک فرآیند ممیزی.

3-1-2- سرممیز

شخصی که هدایت و رهبری تیم ممیزی را برعهده دارد.

3-1-3- کارشناس فنی

شخصی که دانش یا تخصص معینی را برای موضوع ممیزی و تیم ممیزی فراهم می­آورد.

3-1-4- ممیزی شهودی (Witness audit)

نوعی ممیزی، که توسط شرکت جهت ارزیابی عملکرد تیم ممیزی در محل انجام ممیزی انجام می­گردد.

3-1-5- ممیزی (ارزیابی انطباق)

 فرآیندی نظام یافته، مستقل و مدون به منظور به دست آوردن شواهد ممیزی و ارزیابی آن­ها به صورت عینی جهت تعیین میزانی که معیار­های ممیزی برآورده می­شوند.

3-1-6- شخص ثالث

فرد، نهاد و یا سازمانی است که از خدمات و محصولات سازمان­هایی که توسط پژوهشکده سیستم­های پیشرفته گواهی شده­اند استفاده می­کند.

3-1-7- کمیته تصمیم­گیری

 تشکیلاتی است که توسط شرکت ایجاد گردیده و برای قضاوت بی­طرفانه و تصمیم­گیری در مورد فرآیند ممیزی (ممیزی انجام شده) انجام وظیفه می­نماید.

3-2- اختصارات

3-2-1- شرکت

پژوهشکده سیستم­های پیشرفته صنعتی (شرکت سهامی خاص).   

3-2-2- سازمان متقاضی

سازمانی است که تقاضای اخذ گواهینامه انطباق در دامنه­های کاری شرکت را دارد.

3-2-3- سازمان گواهی شده

سازمانی است که قبلاً در دامنه­های کاری شرکت، گواهینامه انطباق اخذ نموده است.

3-2-4- سازمان چند سایتی

سازمانی که دارای یک دفتر مرکزی بوده و فعالیت­های سازمان در آن برنامه­ریزی، کنترل یا مدیریت می­شود و فعالیت­های اجرایی سازمان بصورت کامل یا جزئی در شبکه­ای از دفترهای محلی یا سایت­ها انجام می­گیرد.

لازم نیست هر یک از سایت­های یک سازمان چند سایتی، دارای هویت قانونی مستقلی باشند و باید بین دفتر مرکزی و هر یک از سایت­ها یک ارتباط قراردادی یا قانونی وجود داشته باشند.

 همچنین ممیزی­های مراقبتی و داخلی سایت­ها توسط دفتر مرکزی پیگیری می­شود، این بدین معنی است که دفتر مرکزی می­تواند پیگیری و اجرای اقدامات اصلاحی را در هر سایت و در هنگام نیاز الزام نماید.

4- درخواست برای انجام خدمات گواهی کردن

4-1- هر زمانیکه تقاضانامه کتبی برای صدور گواهی از سوی سازمان متقاضی برای شرکت ارسال گردد آن سازمان باید نسبت به تکمیل فرم "Application Form" به شماره فرم AIS-FRM-51 و ارسال آن به شرکت اقدام نماید.

4-2- قبل از اینکه درخواست رسیده برای صدور گواهینامه جدید و یا تغییر در گواهی­های قبلی، مورد قبول شرکت واقع گردد موارد اصلی زیر توسط شرکت کنترل می­گردد:

1)     تناسب  استاندارد مورد تقاضا و  دامنه شمول گواهینامه مورد درخواست با فعالیت­های شرکت،

2)     شناسایی مکانی سایت­های سازمان متقاضی،

3)     حصول اطمینان از وجود دانش و تخصص فنی در زمینه مورد درخواست در داخل شرکت و

4)      محاسبه میزان نفر-روز ممیزی.

4-3- در صورت وقوع هر یک از موارد زیر، درخواست می­تواند از طرف شرکت مورد قبول واقع نشود.(حتی اگر پذیرش اولیه درخواست انجام شده باشد):

1)  در صورتیکه سازمان متقاضی ممیزی، هرگونه اطلاعات نادرست و غیر صادقانه در هنگام معرفی خود و در زمان درخواست صدور گواهینامه ارائه نماید،

2)   در صورتیکه در طی فرآیند صدور گواهینامه مشخص گردد که سازمان متقاضی ممیزی، اقدام به ارائه اطلاعات نادرست و غیر صادقانه نموده است،

3)   اگر فرآیند صدور گواهینامه تحت الشعاع فعالیت­های غیر قانونی سازمان متقاضی قرار گیرد مثلاً فعالیت­های منجر به نقض منافع عمومی، فعالیت­های ضد اجتماعی و یا سایر فعالیت­هایی که ممکن است با کسب و کار شرکت تداخل داشته باشد و شرکت  تشخیص دهد که این گواهی ممکن است خلاف منافع عمومی بوده و یا مداخله در فعالیت عادی شرکت گردد،

4)   اگر سازمان متقاضی، غیر فعال (در حال رکود) باشد،

5)      اگر سازمان متقاضی، تعرفه­های اعلام شده را در موعد زمانی مقرر که در قرارداد ارائه خدمات ارزیابی قید شده است پرداخت نکند،

6)    تشخیص شرکت مبنی بر عدم تناسب موضوع درخواست با فعالیت­های شرکت و

7)     در صورت نقض مقررات موجود در قرارداد خدمات ارزیابی انطباق و یا مفاد این آیین­نامه.

4-4- صحت و سقم اطلاعات دریافت شده از سازمان متقاضی، می­تواند از طریق:

1)     بررسی مدارک دریافت شده،

2)     تماس تلفنی با سازمان متقاضی و

3)     بازدید از سازمان متقاضی

صحه گذاری شود.

توضیح: در صورت نیاز، شرکت می­تواند حتی پس از پذیرش درخواست نسبت به بازدید از سازمان متقاضی اقدام نماید.

5- بازنگری و انعقاد قرارداد

در صورت قبول درخواست، پیش نویس قرارداد ارائه خدمات ارزیابی انطباق، مطابق با شرایط سازمان متقاضی تهیه گردیده و برای سازمان متقاضی ارسال می­گردد. در صورت موافقت با مفاد قرارداد و امضای آن، سازمان متقاضی اقدام به ارسال قرارداد برای شرکت نموده که این امر به منزله بازنگری قرارداد می­باشد. پس از آن مدیرعامل شرکت اقدام به امضاء قرارداد نموده و در نهایت شرکت اقدام به تخصیص کد شناسایی به قرارداد  می­نماید و نسخه ای از قرارداد همراه با نامه ای رسمی برای سازمان ممیزی شونده ارسال می گردد که این اقدام در حکم ابلاغ قرارداد می باشد.

6- کلیات مربوط به برنامه ریزی، انجام ممیزی و ارائه گزارش ممیزی

6-1- پس از انعقاد قرارداد، شرکت نسبت به برنامه­ریزی انجام ممیزی اقدام کرده و سپس از ممیزی شونده و بخش­هایی که برای گواهی کردن مورد نیاز است ممیزی می­نماید تا بتواند وضعیت فعالیت­های ممیزی شونده را برای پیاده­سازی و نگهداری سیستم مدیریت ارزیابی کرده و مستندات و سوابق را مورد بررسی قرار دهد.

توضیح 1: ممیزی شونده، باید کلیه تسهیلات لازم را برای انجام فعالیت ممیزی فراهم آورد.

توضیح 2: در صورتیکه ممیزی شونده در طی فرآیند ممیزی، اجازه دسترسی به اطلاعات لازم برای ممیزی و یا ورود به بخش­های لازم برای ممیزی را ندهد، فرآیند ممیزی به حالت تعلیق در می­آید.

6-2- در صورت مشاهده عدم انطباق در زمان انجام ممیزی، فرم عدم انطباق توسط سرممیز تکمیل شده و در اختیار ممیزی شونده قرار می­گیرد. همچنین پس از انجام ممیزی، شرکت حداکثر ظرف مدت 25روز کاری پس از ممیزی، گزارش ممیزی را آماده کرده و آن­را در اختیار ممیزی شونده قرار می­دهد.

6-3- حق مالکیت معنوی گزارش­های ممیزی متعلق به شرکت است. ممیزی شونده می­تواند نسبت به آشکار کردن گزارش ممیزی برای مشتریان خود اقدام نماید. در این صورت تمامی صفحات گزارش باید به مشتری ارائه گردد.

6-4- شرکت اختیار دارد نسبت به سازماندهی تیم ممیزی متشکل از اعضایی با نقش­ها و مسئولیت­های زیر اقدام نماید:

6-4-1- سرممیز

1)     برقراری ارتباط با ممیزی شونده پیرامون فرآیند انجام ممیزی،

2)     تهیه طرح ممیزی و اجرای ممیزی مطابق با آن،

3)     نظارت بر اعضای تیم ممیزی،

4)     تهیه گزارش ممیزی و

5)     اعلام نتایج ممیزی به شرکت.

6-4-2- ممیز

1)     اجرای ممیزی مطابق با برنامه ممیزی.

6-4-3- ممیز تحت آموزش

 ممیز درحال آموزش که تحت نظارت و سرپرستی سرممیز یا ممیز عمل می­کند.

6-4-4- کارشناس فنی

در اختیار گذاشتن دانش تخصصی (فنی) برای تیم ممیزی

توضیح: در صورتیکه بیش از یک تیم ممیزی در فرآیند ممیزی   درگیر باشند، شرکت فقط یک سرممیز را به عنوان مسئول ساماندهی یافته­ها از همه تیم­های ممیزی و تولید گزارش ترکیبی انتخاب می­نماید.

6-5- شرکت ممکن است افرادی را به همراه تیم ممیزی و تحت عنوان ناظر اعزام کند که این افراد در اجرای ممیزی هیچ نقشی را به عهده ندارند. این افراد عبارتند از:

6-5-1- ارزیاب ناظر از طرف نهاد اعتبار دهنده

انجام ارزیابی شهودی به منظور ارزیابی انطباق فعالیت­های ممیزی شرکت با استاندارد­های تأييد صلاحیت شده.

6-5-2- ممیز ناظر از طرف شرکت

انجام ارزیابی شهودی جهت حصول اطمینان از اینکه تیم ممیزی، فعالیت ممیزی را بدرستی و مطابق با روش­های اجرایی شرکت انجام می­دهد.

6-5-3- مترجم

ترجمه مباحث در صورت لزوم.

6-5-4- سایر افرادی که توسط شرکت منصوب شده­اند

حضور این افراد با رضایت ممیزی شونده انجام می­شود.

6-6- مشاوران و ناظران ممیزی شونده می­توانند در زمان انجام ممیزی حضور داشته باشند اما امکان اظهارنظر ندارند. زمانی که سرممیز تشخیص دهد این افراد مخل فرآیند ممیزی هستند آن­ها  باید محل ممیزی را ترک کنند.

توضیح 1: منظور از مشاور کسانی هستند که خدمات مشاوره سیستم مدیریت را فراهم می­آورند. این خدمات می­تواند مرتبط با طراحی، پیاده سازی و نگهداری سیستم مدیریت باشد که شامل:

1)     آماده سازی یا تدوین نظامنامه و روش­های اجرایی و

2)     ارائه توصیه­های خاص، دستورالعمل و یا راه حل­هایی به منظور توسعه و پیاده­سازی سیستم مدیریت.

توضیح 2: در جاییکه دوره آموزشی مرتبط با سیستم­های مدیریت و ممیزی باشد، انجام آموزش و حضور به عنوان مدرس، مشاوره تلقی نمی­شود. آموزش به ارائه اطلاعات عمومی محدود می­شود که بصورت آزادانه در دسترس است و جنبه عمومی دارد. مدرس نمی­بایست راه حل های خاص آن شرکت را فراهم آورد.

7- ممیزی صدور گواهینامه

7-1- اعلام تاریخ انجام ممیزی و معرفی تیم ممیزی

7-1-1- ممیزی مطابق با نفر روز تعیین شده (که بصورت مجزا محاسبه می­شود) اجرا می­شود.

7-1-2- تاریخ انجام ممیزی و معرفی اعضای تیم ممیزی، حداکثر 11روز کاری پس از واریز پیش پرداخت و بصورت کتبی به ممیزی شونده اعلام می شود.

7-1-3- ممیزی شونده می­تواند درخواست خود را نسبت به تغییر تاریخ ممیزی بصورت مکتوب و حداکثر ظرف مدت 7روز کاری پس از اعلام رسمی تاریخ انجام ممیزی توسط شرکت، ارائه نماید. در صورتیکه دلایل این درخواست موجه بوده و مورد پذیرش شرکت واقع گردد، شرکت نسبت به بازنگری تاریخ انجام ممیزی اقدام  می­نماید.

تذکر: در صورتیکه درخواست تغییر در تاریخ انجام ممیزی، در مهلت زمان تعیین شده به شرکت ارائه نگردد این درخواست مشمول مفاد قرارداد فی ما بین می باشد.

7-2- طرح ممیزی

پس از تائید رسمی تاریخ و تیم ممیزی توسط سازمان ممیزی شونده، شرکت با توجه به اطلاعات اخذ شده از سازمان ممیزی شونده، چگونگی انجام ممیزی­ها، زمان و مکان­های ممیزی، تخصیص وظایف به هر یک از ممیزان و غیره را آماده نموده و آن را حداقل 14روز پیش از تاریخ انجام ممیزی، در قالب "طرح ممیزی" به سازمان ممیزی شونده ارائه می نماید.

و تذکر: شرکت از طریق بررسی پرسشنامه اطلاعات، مشخص می­نماید که تا چه اندازه سایت­های ممیزی شونده فعالیت­های مشابهی را مطابق با رویه­ها و روش­های مشابه انجام می­دهند. تنها پس از بررسی شرکت و شناسایی همه سایت­هایی که واجد شرایط نمونه­برداری می­باشند، فرآیند نمونه­برداری و انتخاب سایت­های مورد ممیزی می­تواند در دستور کار قرار گیرد.

 7-3- ممیزی مرحله اول(Stage 1)

7-3-1- مميزي مرحله اول شامل ارزيابي مستندات مصوب سيستم مديريت (مانند نظامنامه، خط مشي، فرآیندها، اهداف كيفی، روش‌هاي اجرايي الزام شده در استاندارد و روش‌هاي اجرايي مربوط به فرآیند ممیزی شونده و غیره) و بررسي ميزان آمادگي ممیزی شونده براي انجام مميزي مرحله دوم می­باشد. ممیزی مرحله اول در محل ممیزی شونده انجام می­گیرد.

7-3-2- مميزي مرحله اول به منظور تشخيص و نشان دادن نقاط ضعف و موارد كاستي در مستندات سيستم مديريت انجام مي‌گيرد.

موارد اصلی مربوط به ممیزی مرحله اول عبارتند از:

  • بررسی دامنه مورد تقاضا جهت ممیزی و صدور گواهینامه،
  •  بررسی وجود مستندات سیستم مدیریت،
  • شناسایی سایت­های سازمان مشمول دامنه گواهی،
  • بررسی تناسب و شناسایی فرآیند­های کلیدی (از جمله بررسی بندهای مستثنی شده)، خط مشی/ اهداف سیستم مدیریت با فعالیت­های شرکت
  • حصول اطمینان از شناسایی قوانین کاربردی، مقررات و سایر الزامات توسط ممیزی شونده و همچنین بررسی نحوه ردیابی آن­ها در مستندات شرکت،
  • حصول اطمینان از اجرای ممیزی داخلی و جلسات بازنگری مدیریت،
  • جمع­آوری اطلاعات لازم برای انجام ممیزی مرحله دوم.

7-3-3- اگر تیم ممیزی در ممیزی مرحله اول، مواردی را مشاهده کند که بروز آن در ممیزی مرحله دوم، به عنوان عدم انطباق در نظر گرفته می­شود سرممیز می­بایست این موارد را در همان ممیزی مرحله اول به ممیزی شونده اطلاع دهد و نیازی به اطلاع رسانی سازمان ممیزی شونده به شرکت درخصوص اصلاحات و اقدامات اصلاحی انجام شده نمی­باشد.

7-3-4- بر اساس نتایج حاصل از ممیزی مرحله اول، شرکت می­تواند نسبت به بازنگری و اصلاح نفر روز و زمانبندی انجام ممیزی مرحله دوم اقدام نماید.

7-3-5- زمانی که بر اساس نتایج ممیزی مرحله اول تشخیص داده شود که ممیزی شونده جهت انجام ممیزی مرحله دوم آماده نیست، ممیزی مرحله اول باید مجدداً اجرا گردد.

7-4- بررسی آمادگی سازمان ممیزی شونده

هنگامی که فعالیت­های زیر صورت نپذیرفته باشد، ممیزی مرحله دوم نباید انجام شود:

1) ممیزی داخلی اجرا شده و ثبت شده باشد و

2) بازنگری مدیریت اجرا شده و ثبت شده باشد.

تذکر: درصورتی که همه سایت­های ممیزی شونده در حوزه دامنه­ی گواهی ­بوده اما برای انجام ممیزی بصورت همزمان آماده نباشند، ممیزی شونده باید علاوه بر سایت­هایی که برای ممیزی آماده هستند، سایت­هایی که آماده نیستند نیز معرفی نماید.  

 

7-5- ممیزی مرحله دوم (Stage 2)

7-5-1- ممیزی مرحله دوم به منظور ارزیابی انطباق نتایج پیاده سازی (استقرار) و اثربخشی سیستم مدیریت ممیزی شونده با استاندارد مورد تقاضا، اجرا می­گردد.

7-5-2- مميزي مرحله دوم شامل برنامه­ريزي، انجام مميزي، تهيه گزارش مميزي، تأيید گزارش مميزي توسط شرکت و صدور گواهینامه از طرف شرکت (در صورت توصیه تیم ممیزی) می­باشد.

7-6- شرایط منجر به تأخیر یا لغو انجام ممیزی صدور گواهینامه

ممیزی صدور باید براساس طرح ممیزی اجرا گردد. فرآیند ممیزی و صدور گواهینامه ممکن است پس از تشخیص هر یک از شرایط زیر با تأخیر انجام شده و یا لغو گردد:

1)     ممیزی شونده از لحاظ قانونی تحت پیگرد و یا تفتیش باشد،

2)     تذکری از جانب نهادهای قانونی درخصوص تعلیق ماهیت (نقش) شان به عنوان تأمین کننده دریافت کرده باشند و یا به آن­ها دستور داده شده باشد که فعالیت­های کسب و کار خود را تعلیق نمایند.

3)     درخصوص فعالیتی که در دامنه کاربرد گواهی قرار می­گیرد مجوزهای لازم را از نهادهای ذیربط اخذ نکرده باشند.

4)     توانایی انجام کار پس از حوادث جدی را نداشته باشد و توسط نهادهای قانونی به آن­ها دستور داده شده باشد که عملیات خود را به حالت تعلیق درآورند.

5)     ممیزی شونده در مناطقی واقع شده باشند که نهادهای قانونی آن مناطق را به منظور پاره­ای از مسائل ایمنی یا امنیتی به عنوان مناطق ممنوعه تعیین کرده اند.

7-7- اقدامات رفع عدم انطباق

7-7-1- در صورت شناسایی و ثبت عدم انطباق های جزئی و عمده در فرآیند های ممیزی، مطابق با جدول ذیل اقدامات لازم صورت می گیرد:

جدول شماره 1

نوع ممیزی

نوع حالت پیشامده احتمالی

مهلت انجام اقدامات اصلاحی

(روز تقویمی)

تصمیم گیری درباره نتیجه ممیزی

ممیزی مرحله دوم و یا ثبت و صدور مجدد

 

عدم انطباق ندارد

--

برای صدور گواهینامه توصیه می­شود

 عدم انطباق جزئی دارد

365

گواهینامه صادر شده و اثر بخشی اقدامات اصلاحی در ممیزی نوبت بعد کنترل می­گردد.

عدم انطباق عمده دارد

89

ممیزی پیگیری انجام شده و در صورت تایید اقدام اصلاحی از طرف سرممیز، برای صدور گواهینامه توصیه می شود

ممیزی پیگیری بعد از ممیزی مرحله دوم

 

عدم انطباق ( ها) برطرف شده است

--

برای صدور گواهینامه توصیه می­شود

عدم انطباق (ها) برطرف نشده است

--

ممیزی پیگیری باید تکرار شود در صورت عدم رفع عدم انطباق­ها ممیزی باطل می­گردد.

ممیزی مراقبتی

عدم انطباق ندارد

--

برای تمدید گواهینامه توصیه می­شود

عدم انطباق جزئی دارد

365

تمدید اعتبار گواهینامه انجام گردیده اثربخشی اقدامات انجام شده در ممیزی بعدی بررسی می­شود

عدم انطباق عمده دارد یا عدم انطباق­های جزئی دوره قبل بصورت اثربخش بسته نشده باشد

89

برای تمدید گواهینامه توصیه نمی­شود (تعلیق گواهینامه) و لازم است تا 89 روز تقویمی دیگر ممیزی پیگیری فقط برای بررسی عدم انطباق­های عمده و بررسی اثر بخشی عدم انطباق­های دوره قبل انجام شود

ممیزی پیگیری بعد از ممیزی مراقبتی

عدم انطباق (ها) برطرف شده است

--

رفع تعلیق گواهینامه و برای تمدید گواهینامه توصیه می شود

عدم انطباق (ها) برطرف نشده است

--

ممیزی پیگیری باید تکرار شود در صورت عدم رفع عدم انطباق­ها، گواهینامه صادره ابطال می­شود

 

 تذکر: ذکر این نکته ضروری است هزینه هر نفر روز ممیزی پیگیری برابر با هزینه نفر روز انجام ممیزی ویژه می­باشد. ممیزی شونده موظف بوده حداکثر 15 روز کاری بعد از دریافت نامه اعلام هزینه، نسبت به واریز هزینه مطابق صورت وضعیت صادره اقدام نموده و فیش واریزی را طی نامه رسمی به شرکت ارسال نماید. همچنین ممیزی شونده باید حداکثر 20 روز کاری قبل از انجام ممیزی پیگیری ، نسبت به تهیه و تدارک ایاب ذهاب، اقامت و حمل و نقل ممیزان به محل ممیزی شونده اقدام نماید.

تذکر1: اگر اقدامات اصلاحی انجام شده توسط ممیزی شونده در مهلت زمان مورد نظر، طی ممیزی پیگیری مورد قبول شرکت واقع نشود (حداکثر 2 بار) در اینصورت ممیزی باطل شده و ممیزی صدور باید از ابتدا انجام گردد ( برای ممیزی مرحله دوم و ممیزی صدور مجدد).

تذکر2: اگر اقدامات اصلاحی انجام شده توسط ممیزی شونده در مهلت زمان مورد نظر، طی ممیزی پیگیری مورد قبول شرکت واقع نشود (حداکثر 2 بار) در اینصورت ممیزی باطل شده و گواهینامه ممیزی شونده ابطال می­شود(برای ممیزی مراقبتی).

7-7-2-عدم انطباق­های عمده شناسایی شده توسط شرکت می­توانند یکی از موارد زیر باشد:

1)     عدم وجود کامل یک سیستم یا روش اجرایی،

2)     عدم کارکرد کامل یک سیستم یا روش اجرایی،

3)     وجود یک عدم انطباق مشابه و متعدد در داخل سیستم،

4)     تخطی مکرر از الزامات قانونی و ساختاری،

5)   یک مثال موردی اینکه علیرغم وجود واضح یک پیامد زیست محیطی، هیچگونه جنبه زیست محیطی شناسایی و تعیین نشده است.(ISO14001)،

6) یک مثال موردی اینکه علیرغم رخ دادن یک ریسک امنیت اطلاعات بارز و قابل مدیریت، هیچگونه مخاطره­ای در ممیزی ریسک شناسایی نشده است.(ISO27001)،

7) یک مثال موردی اینکه علیرغم رخ دادن یک ریسک با اهمیت درخصوص سلامت و ایمنی، هیچگونه­ای مخاطره­ای در ممیزی ریسک شناسایی نشده است.(OHSAS18001)،

8) عدم توانایی بارز سیستم مدیریت ممیزی شونده برای انطباق با الزامات استاندارد از جمله الزامات مشتری،

9)   عدم توانایی بارز سیستم مدیریت ممیزی شونده برای دستیابی به خط مشی و اهداف تعیین شده،

10)  عدم وجود سوابق اجرای فعالیت­ها و

11)  عدم اجرای یکی از بندهای استاندارد.

8- تصمیم گیری درخصوص صدور گواهینامه

8-1- صحت گزارشات تیم ممیزی و مناسب بودن فرآیند ممیزی در مراحل مختلفی مورد سنجش قرار گرفته و تصمیم­گیری نهایی درخصوص صدور گواهی انجام می­شود.

9- صدور گواهی

زمانی که کمیته تصمیم­گیری شرکت بر اساس گزارش ممیزی، ممیزی شونده را واجد صلاحیت جهت اخذ گواهینامه تشخیص دهد، گواهینامه صادره شده و برای مدت 3 سال از تاریخ انجام ممیزی مرحله دوم دارای اعتبار می­باشد.

توضیح: در مواردی که استاندارد مورد تقاضای ممیزی شونده، فاقد سیستم اعتباردهی از نهادهای اعتبار دهنده است، "گواهینامه انطباق" (Certificate of Conformity) به جای "گواهینامه" (Certificate) صادر می­گردد. (از این به بعد هم "گواهینامه" و هم "گواهینامه انطباق" تحت عنوان گواهینامه آورده می­شوند)

10- انتشار اطلاعات در مورد گواهی صادر شده

10-1-     شرکت، اطلاعات گواهینامه مربوط به سازمان گواهی شده و سایر اطلاعات لازم (که از این پس به عنوان "اطلاعات صدور گواهی" بیان می­گردد) را از طریق زیرساخت­های اطلاعاتی خود در اختیار عموم و همچنین نهاد تائید صلاحیت قرار می­گیرد.

توضیح: به لحاظ رعایت مسائل امنیت اطلاعات، شرکت ممکن است بخشی یا تمام اطلاعات صدور گواهی را بنا به درخواست سازمان ممیزی شونده بصورت محرمانه نگهدارد.

11- ممیزی مراقبتی و ممیزی تجدید گواهینامه

11-1- کلیات

11-1-1- به منظور تائید اینکه سازمان گواهی شده در انطباق مستمر با الزامات استاندارد مربوطه است، شرکت، یک ممیزی مراقبتی به صورت حداقل یک بار در سال و ممیزی تجدید گواهینامه بصورت هر سه سال یکبار اجرا می­نماید.

11-1-2- طرح ممیزی 14روز کاری قبل از ممیزی، تعیین و مشخص می­گردد.

11-1-3- در صورت وقوع شرایط مندرج در بند 7-6، شرکت می­تواند اجرای ممیزی را به تأخیر انداخته و یا لغو نماید.

11-1-5-   در سازمان­های چندسایتی، سایت­های اضافی می­توانند در هنگام تجدید گواهینامه یا ممیزی مراقبتی و با پرداخت هزینه­های مربوطه، به گواهینامه موجود اضافه شوند.

11-2 - ممیزی مراقبتی

11-2-1- بر اساس نتایج حاصله از ممیزی مراقبتی، در صورتیکه سیستم مدیریت آن سازمان برقرار بوده و بصورت م‍ؤثر نگهداری شده باشد، گواهینامه سازمان ممیزی شونده تمدید می­شود.

توضیح: اولین ممیزی مراقبتی بعد از صدور گواهینامه باید حداکثر 12 ماه پس از آخرین روز ممیزی صدور مرحله دوم و دومین ممیزی مراقبتی باید حداکثر 24 ماه از آخرین روز ممیزی صدور مرحله دوم اجرا شود.

11-2-2- در صورتیکه در سازمان­های چند سایتی، یکی از سایت­ها در زمان انجام ممیزی مراقبتی آمادگی لازم جهت انجام ممیزی را نداشته باشد، ممیزی شونده موظف است اقدام به اطلاع رسانی این موضوع به صورت رسمی به شرکت نماید. در این حالت دامنه­ی گواهی­نامه­ی شرکت گواهی شده تغییر یافته و سایت­هایی که آماده ممیزی نیستند از دامنه­ی گواهی­نامه­ی صادر شده خارج می­گردد.

11-3- ممیزی تجدید گواهینامه

11-3-1- فرآیند ممیزی تجدید گواهینامه باید قبل از زمان اتمام اعتبار گواهینامه بطور کامل انجام شده و درخصوص صدور یا عدم صدور مجدد گواهینامه تصمیم­گیری شده باشد.

تذکر: در ممیزی تجدید گواهینامه، انطباق با استاندارد و اثربخشی مستمر سیستم مدیریت بطور کامل ممیزی می­گردد.

11-3-2- براساس نتایج حاصل از ممیزی تجدید گواهینامه، اگر کمیته­ي تصمیم­گیری تشخیص دهد که سیستم مدیریت سازمان متقاضی جهت تجدید قابل پذیرش است، گواهینامه مجدد صادر می­گردد. تاریخ انقضاء گواهینامه جدید دقیقاً 3 سال بعد از تاریخ انقضای گواهینامه­ قبلی می­باشد.

11-3-3- سازمان ممیزی شونده باید اقداماتی انجام دهد که این درک نادرست که گواهینامه قبلی همچنان معتبر است ایجاد نشود.

12- ممیزی های ویژه

12-1        ممیزی تغییرات (Change / Transition Audit)

12-1-1- بعد از صدور گواهینامه، هر تغییری در محتوای گواهینامه (مثل تغییر استاندارد­های مورد نظر، تغییر در دامنه شمول گواهی، یکپارچه کردن و تنوع بخشیدن به سیستم­ها، تغییر در نام / مکان سازمان و غیره)، تغییر بارز در عملیات و یا افزایش / کاهش بارز در تعداد کارکنان ممیزی شونده رخ دهد سازمان گواهی شده باید یک "درخواست تغییر در محتویات گواهی" بدون تأخیر به شرکت ارائه نماید و مطابق با موارد مندرج در بند 4 این آیین­نامه اقدام نماید.

12-1-2- اگر درخواست تغییر در محتویات گواهی که توسط سازمان گواهی شده ارائه شده است مورد پذیرش شرکت قرار گیرد یک ممیزی مرتبط با تغییر ایجاد شده، باید اجرا شود. زمانی که تغییر در نام / مکان سازمان اتفاق افتد با نظر شرکت، یک تائیدیه کتبی می­تواند جایگزین ممیزی شود. وقتی که ممیزی تغییر مربوط به بازنگری استاندارد مورد نظر باشد مثلاً تغییر در سال انتشار و یا ویرایش استاندارد، آنگاه این ممیزی، ممیزی  تغییرات نامیده می­شود.

12-1-3-شرکت ممکن است اجرای این ممیزی را به حالت تعلیق درآورد در زمانیکه سازمان گواهی شده تحت شرایط بند 7-6 (شرایط منجر به تأخیر یا لغو انجام ممیزی) این آیین­نامه قرار گیرد.

12-1-4- در صورتیکه شرکت تشخیص دهد که در نتیجه یک تغییر اساسی در سیستم سازمان گواهی شده و یا موارد مشابه، یک ممیزی تغییر لازم است، قبل از انجام آن، ممیزی مرحله اول باید مطابق با بند 7-3 اجرا شود.

12-1-5- یک ممیزی تغییر می­تواند همزمان با ممیزی مراقبتی و یا ممیزی تجدید گواهینامه اجرا شود. در صورتیکه ممیزی تغییر بصورت مجزا اجراء می­شود، برنامه زمانبندی باید 14 روز قبل از تاریخ ممیزی مشخص، تعیین و ارائه گردد.

12-1-6- قبل از هر چیز، آمادگی سازمان متقاضی باید بررسی شود و در صورت احراز آمادگی، این ممیزی می­تواند انجام شود. این آمادگی از طریق بررسی مستندات در سه موضوع الف) بازنگری مدیریت، ب) ممیزی داخلی، ج) اقدام اصلاحی و پیشگیرانه انجام شده ممیزی قبلی، سنجیده می­شود.

12-1-7- در صورت موافقت شرکت درخصوص اینکه محتوای گواهی بعد از تأيیدیه کتبی و یا بعد از ممیزی می­تواند تغییر کند، در این صورت گواهینامه­ای که منعکس کننده تغییرات است صادر می­شود.

12-1-8- سازمان گواهی شده باید اقداماتی جهت جلوگیری از درک نادرست از اینکه گواهینامه قبلی همچنان معتبر است انجام دهد.

12-1-9- زمانیکه یک عدم انطباق جزئی و یا عمده شناسایی شود مقررات بند 7-7 باید دنبال شود.

12-2- ممیزی با دامنه کوتاه[1](موردی)

12-2-1هر زمانی که یکی از موارد زیر در ارتباط با سازمان گواهی شده رخ دهد می­بایست یک ممیزی موردی انجام شود:

1)   زمانیکه تغییرات عمده در محتوای فعالیت­های مرتبط با گواهی و یا سیستم مدیریت سازمان گواهی شده در نتیجه تغییر ماهیت و فرآیندهای سایت رخ دهد و هیچگونه اطلاعی درخصوص این تغییرات به شرکت داده نشود.

2)   زمانیکه هر گونه گزارش (همانند گزارش حوادث منجر به فوت و یا بروز حوادث زیست محیطی با تاثیر زیاد) و یا شکایتی از جانب نهاد شخص ثالث دریافت شود که باعث ایجاد تردید در اثربخشی سیستم مدیریت سازمان گواهی شده و یا تردید در عدم سازگاری با الزامات قانونی مرتبط با استاندارد مورد نظر گردد.

3)   زمانیکه شرکت تشخیص دهد که هر یک از شرایط مندرج در بند 13-1 این آیین­نامه به وجود آمده است.

12-3- ممیزی پیگیری

12-3-1- هر زمانی که یکی از موارد زیر در ارتباط با سازمان گواهی شده رخ دهد می­بایست یک ممیزی پیگیری انجام گیرد:

1)  زمانیکه سازمان گواهی شده درخواست رفع تعلیق نماید،

2)  چنانچه در مميزي مرحله دوم و يا مميزي­هاي مراقبتي سالانه، عدم انطباق­هاي عمده­اي توسط تيم مميزي شناسايي گردد كه جهت تصديق اقدامات اصلاحي آن نياز به انجام مميزي پیگیری باشد،

تذکر: چنانچه سيستم مديريت ممیزی شونده در دومین مميزي پيگيری بعد از مميزي مرحله دوم(Stage 2)  نيز مورد تأييد تيم مميزي قرار نگيرد مميزي­هاي مرحله اول و دوم، مي­بايست مجدداً از ابتدا صورت پذيرد و  هزينه­های نفر روز مربوطه مطابق با قرارداد ارائه خدمات ارزیابی انطباق محاسبه و اخذ می­گردد.

12-4- انتقال گواهی از سایر نهاد های گواهی کننده

12-4-1- درصورتیکه سازمان متقاضی، توسط نهاد گواهی کننده دیگری گواهی شده باشد و متقاضی انتقال گواهینامه خود به شرکت باشد، جهت انتقال گواهینامه، شرکت می­بایست اطمینان یابد که تمامی موارد زیر، توسط سازمان متقاضی برآورده شده است:

1)     سازمانی که متقاضی انتقال گواهینامه­اش به شرکت می­باشد، باید توسط یک نهاد گواهی کننده معتبر، گواهی شده باشد،

2)     گواهینامه منتقل شده تحت تعلیق نباشد، از جمله اینکه عدم انطباق رفع نشده­ای در سازمان وجود نداشته باشد و

3)     دامنه شمول گواهی سازمان متقاضی باید مطابق دامنه فعالیت­هایی باشد که شرکت در آن زمینه تأيید صلاحیت شده باشد.

12-4-2- علاوه بر اقدامات ذکر شده در بند 4 (درخواست برای انجام خدمات گواهی کردن)، سازمان متقاضی باید مدارک/ سوابق زیر را به منظور برآورده کردن شرایط بند 12-4-1 به شرکت ارائه نماید.

1)     فرم درخواست،

2)     کپی گواهینامه صادر شده توسط نهاد گواهی کننده قبلی،

3)     کپی گزارش ممیزی انجام شده توسط نهاد گواهی کننده قبلی و

4)     سایر مدارک و سوابق مربوط به فرآیند گواهی کردن.

12-4-3- بعد از بررسی مدارک مورد نیاز، جهت حصول اطمینان از برقرار بودن سیستم مدیریت سازمان مورد نظر، یک ممیزی انتقال که همانند ممیزی مرحله دوم می­باشد، در محل سازمان متقاضی باید اجرا گردد.

بر اساس نتایج ممیزی انتقال، اگر به شرکت اثبات شود که سیستم مدیریت سازمان گواهی شده تحت نگهداری می­باشد در اینصورت نسبت به صدور گواهینامه اقدام می­گردد. مدت زمان اعتبار گواهی صادر شده توسط شرکت، مشابه بازه زمانی خواهد بود که در گواهینامه سابق آن سازمان قید شده است و زمان­های انجام ممیزی­های مراقبتی مطابق زمان­های انجام ممیزی مراقبتی گواهینامه سابق می­باشد.

 اگر اثبات شود که شرایط مندرج در بند 12-4-1 برآورده نشده است، ممیزی صدور گواهینامه باید بطور کامل اجرا گردد.

13- تعلیق گواهینامه و رفع آن

13-1- در صورتیکه ادعایی مبنی بر اینکه هر یک از شرایط مطرح شده زیر در ارتباط با سازمان گواهی شده مطرح شود، در این مواقع و در صورت لزوم یک ممیزی با دامنه کوتاه[2](موردی) مطابق با بند 12-2 اجرا می­شود.

این شرایط عبارتند از:

1)     اگر گزارش اقدام اصلاحی مربوط به عدم انطباق در موعد زمانی مشخص شده ارائه نشود،

2)      اگر اقدام اصلاحی توافق شده بین شرکت و ممیزی شونده اجرا نشود،

3)      اگر سازمان گواهی شده ناقض شرایط استفاده از گواهینامه و علامت انطباق شرکت باشد،

4)      اگر در نتیجه دستور یا تعلیق کسب و کار توسط مراجع قانونی، سیستم مدیریت سازمان گواهی شده به مدت حداقل 2 ماه اجراء نگردد،

5)      اگر فعالیت های سازمان گواهی شده ناقض قوانین و یا مقررات مرتبط با کسب و کار خود باشد،

6)       اگر عدم اثربخشی سیستم مدیریت سازمان گواهی شده اثبات گردد،

7)      اگر فعالیت­های سازمان گواهی شده ناقض قوانین موجود در این آیین­نامه باشد،

8)      اگر سازمان گواهی شده، شرایط پرداخت حق الزحمه اشاره شده  ( نحوه پرداخت مبلغ قرارداد) را رعایت نکرده باشد،

9)      اگر سازمان گواهی شده به صورت کتبی درخواست تعلیق موقت گواهینامه را داشته باشد.

در صورتیکه ادعای مطرح شده، توسط تیم ممیزی مورد تائید قرار گیرد، در این صورت شرکت می­تواند نسبت به تعلیق گواهینامه سازمان گواهی شده اقدام نماید.

تذکر: به عنوان یک اصل، مدت زمان تعلیق حداکثر 6 ماه است که این زمان نمی­تواند از تاریخ انقضاء فراتر رود.

13-2- وقتی که شرکت، گواهینامه سازمان گواهی شده را بصورت موقت تعلیق می­کند، از طریق زیرساخت­های اطلاعاتی خود، اطلاع رسانی عمومی انجام می­دهد. در این وضعیت، شرکت اقدام به ارسال اخطاریه­ای کتبی به سازمان گواهی شده می­نماید که در آن به علت تعلیق، مهلت رفع آن و غیره پرداخته می­شود. همچنین سازمان گواهی شده تا زمان رفع تعلیق، حق استفاده از علائم انطباق شرکت را ندارد.

13-3- رفع تعلیق گواهینامه

 در صورتیکه شرکت، یک نامه کتبی پیرامون درخواست رفع تعلیق از سازمان گواهی شده دریافت نماید، در صورت تشخیص شرکت، یک ممیزی پیگیری مطابق با بند 12-3 اجرا می­گردد که طی آن بررسی می­شود که آیا عدم انطباقی که منجر به تعلیق گواهی شده است، برطرف گردیده یا خیر؟ و بر اساس نتایج بررسی­، شرکت تعیین می­نماید که آیا رفع تعلیق در دستور کار قرار گیرد یا خیر؟

13-4- اگر شرکت مطمئن شود که رفع تعلیق باید انجام شود در این صورت شرکت، سازمان گواهی شده را درخصوص رفع تعلیق مطلع نموده و درخصوص رفع تعلیق گواهی سازمان گواهی شده، اطلاع رسانی عمومی انجام می­دهد.

14- ابطال گواهینامه / ابطال داوطلبانه گواهینامه

14-1- در مواقعی که هر یک از موارد مطرح شده زیر در ارتباط با سازمان گواهی شده اتفاق افتد، شرکت می­تواند نسبت به ابطال گواهینامه سازمان گواهی شده اقدام نماید:

1)     اگر سازمان تعلیق شده نتواند در مدت زمان تعیین شده توسط شرکت، نسبت به رفع علل تعلیق اقدام نماید،

2)     در صورتیکه هرگونه اطلاعات نادرست و غیرصادقانه در هنگام معرفی خود و در زمان درخواست صدور گواهینامه ارائه نماید،

3)      در صورتیکه در طی فرآیند صدور گواهینامه مشخص گردد که سازمان اقدام به ارائه اطلاعات نادرست و غیرصادقانه نموده است،

4)      اگر سازمان گواهی شده بنا به دلایل بانکی (مثلاً عدم پرداخت به موقع وام) توسط بانک از ادامه فعالیت­اش جلوگیری بعمل آمده است،

5)      اگر سازمان گواهی شده به فسخ قرارداد همکاری به دلایل قانونی و یا انحلال، بصورت اختیاری اقدام نموده باشد،

6)       اگر سازمان گواهی شده ناقض مفاد قرارداد "ارائه خدمات ارزیابی انطباق" باشد،

7) اگر دفتر مرکزی یا هر کدام از سایت­ها، نتوانند شرایط ضروری برای نگهداری سیستم مدیریت را برآورده کند.

14-2- سازمان گواهی شده ممکن است بصورت داوطلبانه و از طریق یک نامه کتبی درخواست ابطال گواهینامه را ارائه نماید. اگر گواهینامه سازمان ابطال شود شرکت از طریق زیر ساخت­های ارتباطی خود نسبت به اطلاع رسانی عمومی وضعیت گواهی اقدام می­نماید.

14-3- در صورت ابطال گواهینامه به هر نحو، اصل گواهینامه باید به شرکت ارجاع داده شده و بصورت دائمی استفاده از علامت انطباق شرکت خاتمه یابد.

تذکر: اگر دفتر مرکزی یا هر کدام از سایت­ها، نتواند شرایط ضروری برای نگهداری سیستم گواهی شده را برآورده کند گواهینامه سازمان به طور کامل ابطال می­شود.

15- درخواست رسیدگی مجدد (استیناف)

15-1- اگر درخصوص تصمیمات اخذ شده توسط شرکت که شامل موارد مرتبط با ممیزی/ صدور گواهینامه می­باشد درخواست رسیدگی مجدد (استیناف) از سوی ممیزی شونده/ سازمان گواهی شده مطرح شود، آنگاه می­تواند در این ارتباط نسبت به تکمیل فرم درخواست رسیدگی مجدد به شماره AIS-FRM-144 اقدام نماید که از طریق زیرساخت­های ارتباطی شرکت در اختیار ممیزی شونده/ سازمان گواهی شده قرار می­گیرد.

15-2- درخواست­ها باید بصورت کتبی و حداکثر تا 21 روز کاری بعد از اعلام تصمیم اخذ شده توسط شرکت ارائه گردد در غیراینصورت این درخواست­ها توسط شرکت مورد رسیدگی قرار نمی­گیرد.

15-3- شرکت به درخواست استیناف رسیدگی نموده و پاسخ خود را بصورت کتبی حداکثر 15 روز کاری پس از دریافت درخواست رسیدگی مجدد، ارائه می­نماید.

16- درخواست بررسی شکایت شخص ثالث

16-1- در مواردی که شکایتی از طرف شخص ثالث وجود دارد، قبل از اظهارنظر شرکت پیرامون ارتباط احتمالی شکایت با سیستم مدیریت سازمان گواهی شده، شرکت می­تواند از سازمان گواهی شده بخواهد تا یک بررسی توسط خود آن سازمان انجام شود.

16-2- سازمان گواهی شده باید بطور مناسب و از طریق ارائه اطلاعات مرتبط، به درخواست شرکت پاسخ دهد.

16-3- در صورت عدم دریافت پاسخ مناسب از سازمان گواهی شده، شرکت اقدام به انجام ممیزی موردی درخصوص شکایت مطرح شده می­نماید.

16-4- سازمان ممیزی شونده / گواهی شده باید سوابق شکایات و اقدامات اصلاحی انجام شده برای رفع هر یک از آن­ها را ثبت و نزد خود نگهداری نماید. این ثبت و نگهداری می­بایست مطابق با استاندارد مرجع مورد گواهی، صورت پذیرد.

17- ارزیابی شهودی و دسترسی به مدارک توسط نهاد تأيید صلاحیت

17-1- اگر نهاد تائید صلاحیت (اعتباردهی)، به منظور تمدید پروانه صلاحیت شرکت، درخواست نماید تا در حین انجام ممیزی توسط تیم ممیزی از ممیزی شونده، حضور یافته و اقدام به انجام ارزیابی شهودی نماید و یا به مدارک و سوابق مرتبط با گواهی ممیزی شونده دسترسی پیدا کند، آنگاه ممیزی شونده، باید با این درخواست موافقت نماید.

18- ایمنی

18-1- ممیزی شونده موظف است ایمنی لازم را در مکان­هایی که ممیزان شرکت و همراهان آنان مثل کارشناس فنی حضور دارند فراهم سازد. اگر ممیزان دچار هرگونه مصدومیتی گردند شرکت نسبت به درخواست پرداخت غرامت از سازمان ممیزی شونده به دلیل مصدومیت ایجاد شده اقدام نموده و ممیزی شونده موظف است نسبت به پرداخت غرامت اقدام نماید.

18-2- اگر سازمان ممیزی شونده متحمل خسارت از جانب ممیزان (بصورت عمدی) شود می­تواند نسبت به درخواست پرداخت خسارت از شرکت اقدام نماید.

19- نحوه ی پرداخت مبلغ قرارداد

19-1- سازمان متقاضی ممیزی باید هزینه­های مرتبط با هر مرحله از قرارداد را مطابق با مدت زمان تعیین شده در نحوه­ی پرداخت قرارداد "ارائه خدمات ارزیابی انطباق" پرداخت نماید.

19-2- اگر هر بخشی از جدول تعرفه اصلاح گردد شرکت، سازمان متقاضی را بلافاصله از تغییر ایجاد شده و زمان اجرا شدن آن مطلع می­نماید.

19-3- اگر سازمان متقاضی در پرداخت تعرفه های ذکر شده در بند 19-1 در موعد مقرر کوتاهی کند، شرکت می­تواند از اقدام به گواهی کردن امتناع نماید. در این وضعیت شرکت می­تواند نسبت به رد درخواست صدور گواهی، تعلیق گواهینامه و یا ابطال آن مطابق با روش­های اجرایی خود اقدام و خسارات ناشی از قصور سازمان متقاضی در پرداخت به موقع تعهدات را از مبلغ پیش پرداخت برداشت نماید.

20- استفاده از گواهینامه و علائم انطباق

به منظور حصول اطمینان از استفاده صحیح و مناسب سازمان گواهی شده از گواهینامه و علامت انطباق (شخص ثالث)، شرایط و ضوابط شرکت که برگرفته از الزامات استانداری می­باشد، به شرح زیر می باشد:

1)      سازمان گواهی شده موظف است علائم انطباق متعلق به شرکت را دقيقاً به شكلي كه از سوي شرکت ارائه مي‌شود، بكارگيرد و تغييري در علائم انطباق اعمال ننمايد،

2)      تنها تغییری که سازمان گواهی شده مجاز به اعمال آن می­باشد در اندازه­ی علامت انطباق می­باشد،

3)      در این ارتباط (تغییر اندازه علامت انطباق)، ذکر نکات زیر ضروری است:

الف) علامت انطباق باید کاملاً به صورت شفاف و خوانا باشد، 

ب) محتویات علامت انطباق به صورت کامل حفظ شود و

ج) تغییر در اندازه علامت انطباق باید کاملاً به صورت یکنواخت در مورد کلیه اجزاء آن صورت پذیرد.

4)     ممیزی شونده نمي‌تواند علائم انطباق را در رنگ‌هايی به جز رنگ اصلی و یا سیاه و سفید بكار گيرد،

5)      سازمان­هایی که موفق به اخذ گواهینامه شده­اند تنها می­توانند از علامت انطباق در سربرگ نامه­ها،    بروشور­های تبلیغاتی و تبلیغات اینترنتی استفاده نمایند،

6)      در صورتیکه دامنه شمول گواهینامه شامل همه محصولات و یا خدمات ارائه شده توسط سازمان گواهی شده نبوده و یا در برگیرنده همه­ی محل­ها و امکانات سازمان نباشد، استفاده از علامت انطباق نباید به گونه­ای صورت پذیرد که به نظر برسد تمامی محصولات، خدمات، محل­ها و امکانات سازمان گواهی شده، تحت پوشش دامنه گواهینامه قرار دارند،

7)      سازمان گواهی شده باید از درج مستقیم علامت انطباق سیستم مدیریت بر روی محصول یا بسته­بندی محصول اکیداً خودداری نماید. به عبارت دیگر، علامت انطباق سیستم مدیریت نباید به گونه­ای استفاده گردد که برای مشتریان سازمان گواهی شده، تداعی کننده وجود گواهی محصول (Product Certification) باشد،

8)      سازمان گواهی شده نباید از گواهینامه و یا علامت انطباق بگونه­ای استفاده نماید که باعث ایجاد خدشه به اعتبار شرکت گردد،

9)      نسخه الکترونیکی گواهینامه­های سازمان گواهی شده که در تبلیغات عمومی و یا سایر اهداف مورد استفاده قرار می­گیرد، نباید شامل هیچگونه قلم خوردگی باشد،

10)  علامت انطباق تنها می­بایست توسط سازمان گواهی شده مورد استفاده قرار گیرد و حق استفاده از گواهینامه و یا علائم انطباق نمی­تواند توسط سازمان گواهی شده به شخص، نهاد و یا سازمان دیگری تفویض شود،

11)   در شرایطی که دامنه شمول گواهینامه کاهش می­یابد، سازمان گواهی شده نمی­تواند از دامنه شمول حذف شده استفاده تبلیغاتی نماید،

12)  در صورتیکه علامت انطباق یا گواهینامه سازمان گواهی شده به هر دلیلی توسط شرکت، تحت تعلیق یا ابطال قرار گیرد، سازمان گواهی شده باید کلیه تبلیغات خود را که مرتبط با گواهینامه تعلیق یا ابطال شده می­باشد، متوقف نماید،

13)  آزمایشگاه­های گواهی شده توسط شرکت، مجاز به استفاده از علامت انطباق سیستم مدیریت، در برگه گزارشات مربوط به آزمون و یا کالیبراسیون خود نمی­باشند،

14)  شرکت­های بازرسی گواهی شده توسط شرکت، مجاز به استفاده از علامت انطباق سیستم مدیریت، در برگه گزارشات بازرسی خود نمی­باشند،

15)        سازمان گواهی شده باید مطابق روشی نظام­مند، نحوه استفاده از علامت انطباق شخص ثالث را در درون سازمان خود تحت كنترل و پایش قرار دهد،

16)        در صورت وجود عدم انطباق مرتبط با نحوه کاربرد علائم انطباق، سازمان گواهی شده، باید اقدامات اصلاح مناسب را طراحی و پس از اخذ تأییدیه از شرکت، اعمال نموده و گزارش اقدامات صورت پذیرفته و نتایج حاصله از کنترل اثر بخشی اقدامات اصلاحی را به شرکت ارائه نمايد،

17)        در صورت وجود شكايات مرتبط با نحوه استفاده از علامت انطباق، سازمان گواهی شده، باید كلية سوابق را نگهداري نموده و برای ارائه به شرکت در دسترس نگه دارد و

18)  در صورت خاتمه فعالیت هر یک از سایت­های قید شده در گواهینامه، سازمان گواهی شده موظف است نسبت به اطلاع رسانی مناسب و به موقع، به شرکت اقدام نماید.

تذکر: سازمان گواهی شده موظف به رعایت شرایط فوق بوده و تخطی از آن می­تواند مطابق با بند 13 و 14 آیین­نامه، منجر به تعلیق و یا ابطال گواهی­نامه گردد.

21- تغییر ویرایش

21-1- موارد ذکر شده در این آیین­نامه ممکن است دستخوش تغییر شود. در این صورت شرکت بلافاصله از طریق زیر ساخت­های ارتباطی خود ویرایش جدید و تاریخ اجرای آن را به اطلاع سازمان های گواهی شده می­رساند.